Un informe de ventas es una herramienta diferencial a la hora de analizar el presente para enfrentarte al futuro de la forma más óptima posible. El análisis de las ventas deberá conducir a una evaluación de la situación empresarial que permita planificar todo un conjunto de estrategias con las que mejorar resultados y optimizar las decisiones futuras.
Tipos de informe de ventas y cómo hacerlo
Hay multitud de tipos de informes, sin embargo estos son los más habituales:
- Resumen de ventas. Con este documento podrás contemplar el crecimiento y el progreso de las ventas de tu negocio. Incluirá, entonces, datos relativos a los niveles de ventas realizadas, el crecimiento mensual y el porcentaje de crecimiento alcanzado.
- Informe de ganancias y pérdidas. Este documento analiza los clientes ganados y perdidos. Por lo tanto, los datos que interesan en este caso son las cotizaciones, los objetivos deseados y la tasa de cierre del año.
- Informe de contactos. Este es un documento especialmente interesante para vaticinar las nuevas oportunidades de un negocio. Para ello, se recopilarán los contactos, el área industrial a la que pertenecen, fechas de contacto y cualquier otro dato de referencia que pueda servir para abrir el canal de comunicación y, sobre todo, negociación.
El resumen de ventas suele ser el informe más habitual, por ello vamos a ver los diferentes pasos necesarios para realizarlo de forma correcta.
- Recopila toda la información de ventas. Puedes catalogarla como prefieras, ya sea de forma semanal, mensual, trimestral, anual…
- Crea una tabla con todos los datos. En el caso del informe de ventas, una posibilidad sería dedicar una columna al mes, otra a las ventas, otra más al crecimiento y, finalmente, añadir el porcentaje respecto al mes anterior.
- Calcula los totales. Si has contemplado los meses, por ejemplo, calcular los totales de ventas anuales, pero también el crecimiento y el porcentaje de esos doce meses.
- Crea el gráfico que prefieras para visualizar la información de la forma más fácil y accesible posible. Puedes optar por la típica tarta dividida en porciones o el habitual diagrama de columnas. Aquí todo depende del gusto de quien realiza el informe de ventas.